Urb-it AB (publ), org. nr 556959-9755 (”Bolaget”), håller årsstämma fredagen den 16 april2021.
Mot bakgrund avden extraordinära situation som råder till följd av covid-19 kommer stämman atthållas på ett annat sätt än vanligt. För att minska risken för smittspridningoch med hänsyn till myndigheternas föreskrifter och råd om undvikande avsammankomster genomförs stämman, med stöd av tillfälliga lagregler, genomförhandsröstning (poströstning). Någon stämma med möjlighet att närvarapersonligen eller genom ombud kommer inte att äga rum; det blir alltså enstämma utan fysiskt deltagande.
FRÅGOR
Eftersom någonstämma med möjlighet att närvara personligen eller genom ombud inte kommer atthållas, kommer det heller inte finnas möjlighet att ställa några frågor vidstämman. Frågor kan istället skickas i förväg med post till Bolaget på adress Urb-itAB (publ), Birger Jarlsgatan 57 A 7 tr, 113 56 Stockholmeller via epost till bolagsstamma@urbit.com senast tisdagenden 6 april 2021. Frågorna kommer att besvaras och publiceras senast söndagenden 11 april 2021. Frågorna och svaren kommer att finnas tillgängliga hos Bolagetpå Birger Jarlsgatan 57 A 7 tr, i Stockholm och på Bolagets webbplats, https://urbit.com/sv/for-investors/söndagen den 11 april 2021, och kommer att skickas till aktieägarenunder förutsättning att aktieägarens adress är känd av Bolaget ellertillhandahålls av aktieägaren tillsammans med frågan.
Information omde vid stämman fattade besluten offentliggörs fredagen den 16 april 2021 så snart utfallet av röstningen ärslutligt sammanställd.
FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR DELTAGANDE
Aktieägare som genom förhandsröstning vill delta i stämman ska:
(i) vara införd somaktieägare i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken torsdagen den 8 april2021,
(ii) anmäla sig genom attavge sin förhandsröst enligt instruktionerna under rubriken Förhandsröstningnedan så att förhandsrösten är Bolaget tillhanda senast torsdagen den 15april 2021.
Den som har sina aktier förvaltarregistrerade genom bank eller annanförvaltare måste, för att kunna delta på stämman, inregistrera aktierna i egetnamn hos Euroclear Sweden AB per måndagen den 12 april 2021 och förvaltaren börsåledes underrättas i god tid före nämnda datum. Sådan registrering kan varatillfällig. Se nedan för ytterligare information om behandling avpersonuppgifter.
FÖRHANDSRÖSTNING
Aktieägarna fårutöva sin rösträtt vid stämman endast genom att rösta på förhand, s.k.poströstning enligt 22 § lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för attunderlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor.
Förförhandsröstning ska ett särskilt formulär användas. Formuläret finnstillgängligt på Bolagets webbplats, https://urbit.com/sv/for-investors/. Förhandsröstningsformuläretgäller som anmälan.
Det ifylldaformuläret måste vara Bolaget tillhanda senast torsdagen den 15 april 2021. Formuläret bör i god tid före stämmanskickas med post till Bolaget på adress Urb-it AB (publ), Birger Jarlsgatan 57A 7 tr, 113 56 Stockholm eller via epost till bolagsstamma@urbit.com. Aktieägarenfår inte förse förhandsrösten med särskilda instruktioner eller villkor. Om såsker är rösten (dvs. förhandsröstningen i sin helhet) ogiltig.
Aktieägarna kani förhandsröstningsformuläret begära att beslut i något eller några av ärendenapå den föreslagna dagordningen nedan ska anstå till en s.k. fortsatt bolagsstämma,som inte får vara en ren förhandsröstningsstämma. Sådan fortsatt stämma förbeslut i ett visst ärende ska äga rum om stämman beslutar om det eller om ägaretill minst en tiondel av samtliga aktier i Bolaget begär det.
Om aktieägarenförhandsröstar genom ombud ska en skriftlig undertecknad och daterad fullmaktbiläggas förhandsröstningsformuläret. Fullmaktsformulär på svenska och engelskafinns att hämta på Bolagets webbplats, https://urbit.com/sv/for-investors/.För juridisk person ska bestyrkt kopia av registreringsbevis eller motsvarandebehörighetshandling för den juridiska personen bifogas. Registreringsbevis ochfullmakt får inte vara äldre än ett år. Vad gäller fullmakten kan emellertid enlängre giltighetstid ha angivits i den (dock högst fem år från utfärdandet).
Ytterligareanvisningar och villkor framgår av förhandsröstningsformuläret.
För eventuellafrågor beträffande poströstningsförfarandet eller för att få förhandsröstningsformuläretoch eventuellt fullmaktsformulär skickad per post, vänligen kontakta Bolaget påtelefon 0763-102839.
FÖRSLAGTILL DAGORDNING
a) fastställande av resultaträkning och balansräkning samtkoncernresultaträkning och koncernbalansräkning;
b) dispositioner beträffande resultatet enligt denfastställda balansräkningen; samt
c) ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställandedirektör
BESLUTSFÖRSLAG
Val av ordförande vid stämman (punkt 2)
Styrelsen föreslår advokat Victoria Skoglund, eller vidförhinder för henne, den som styrelsen istället anvisar, som ordförande vidstämman.
Upprättande och godkännande av röstlängd (punkt 3)
Den röstlängd som föreslås godkännas är den röstlängd somupprättats av Euroclear Sweden AB på uppdrag av Bolaget, baserat påbolagsstämmoaktieboken och inkomna förhandsröster, och kontrollerats ochtillstyrkts av justerarna.
Val av en eller tvåjusterare (punkt 5)
Tillpersoner att jämte ordföranden justera protokollet föreslås Astrid Jonason och MikaelSkaj, eller, vid förhinder för dem, den eller de som styrelsen iställetanvisar. Justerarnas uppdrag innefattar även att kontrollera röstlängden ochatt inkomna förhandsröster blir rätt återgivna i stämmoprotokollet.
Beslut om dispositioner beträffande resultatet enligt denfastställda balansräkningen (punkt 8 b)
Tillbolagsstämmans förfogande står fritt eget kapital om 347 467 326 kronor,ansamlad [förlust] om
-306 135380 kronor och årets resultat om -38 972 704 kronor. Styrelsen föreslåratt det ansamlade resultatet behandlas så att i ny räkning överförs 2 359 242kronor.
Beslut omantal styrelseledamöter och antal revisorer och revisorssuppleanter (punkt 9)
Lage Jonason (med bolag) föreslår att styrelsen, förtiden till slutet av nästa årsstämma, ska bestå av fem stämmovaldastyrelseledamöter utan suppleanter.
Vidare föreslås att bolaget ska ha en revisor utansuppleant.
Beslut omfastställande av styrelse- och revisorsarvoden (punkt 10)
Lage Jonason (med bolag) föreslår att arvode tillstyrelsen, för tiden till slutet av nästa årsstämma, ska utgå med 40 000 kronortill var och en av styrelseledamöterna. Styrelsens ordförande ska dock inteerhålla något arvode.
Vidare föreslås att arvode till revisorn ska utgå enligtgodkänd räkning.
Val avstyrelseledamöter och revisorer samt eventuella revisorssuppleanter (punkt 11)
Lage Jonason (med bolag) föreslår omval av Lage Jonason,Andrea Rosengren, Fredrik Warstedt, Anna Wikner och Johan Englund tillstyrelseledamöter. Till styrelseordförande föreslås omval av Lage Jonason.
Vidare föreslås omval av det registreraderevisionsbolaget Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB till revisor. ÖhrlingsPricewaterhouseCoopers AB har meddelat, för det fall stämmans val blir ienlighet med förslaget, att Niklas Renström kommer att fortsätta varahuvudansvarig för revisionen.
Information om de styrelseledamöter som föreslås föromval återfinns på Bolagets webbplats www.urb‑it.com.
Beslut om emissionsbemyndigande (punkt 12)
Styrelsenföreslår att stämman bemyndigar styrelsen att under tiden fram tillnästkommande årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, med eller utanavvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, fatta beslut om nyemission avaktier, teckningsoptioner och/eller konvertibler motsvarande högst tio (10)procent av det totala antalet utestående aktier i Bolaget.
Bemyndigandetska även innefatta rätt att besluta om nyemission av aktier, teckningsoptioneroch/eller konvertibler med bestämmelse om apport, kvittning eller annars medvillkor enligt aktiebolagslagen.
Kontant-eller kvittningsemission som sker med avvikelse från aktieägarnasföreträdesrätt ska ske på marknadsmässiga villkor.
Skälettill förslaget och möjligheten till avvikelse från aktieägarnas företrädesrättär att medge flexibilitet i samband med eventuella förvärv ellerkapitalanskaffningar.
Styrelsen,eller den styrelsen utser, ska ha rätt att besluta om de mindre ändringar ibolagsstämmans beslut som kan erfordras i samband med registrering av beslutetvid Bolagsverket eller på grund av andra formella krav.
MAJORITETESKRAV
Beslut enligt punkt 12 (emissionsbemyndigande) ärgiltigt endast om det har biträtts av aktieägare med minst två tredjedelar avsåväl de avgivna rösterna som de aktier som är företrädda vid stämman.
HANDLINGAR
Samtliga handlingar enligt aktiebolagslagen (2005:551)kommer att finnas tillgängliga hos Bolaget på Birger Jarlsgatan 57 A 7 tr, iStockholm och på Bolagets webbplats, https://urbit.com/sv/for-investors/senastfrån och med fredagen den 26 mars 2021 och skickas genast och utan kostnad förmottagaren till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress.Bolagsstämmoaktieboken kommer att finnas tillgänglig hos Bolaget på BirgerJarlsgatan 57 A 7 tr, i Stockholm. Samtliga handlingar, inklusivebolagsstämmoaktieboken, framläggs genom att de hålls tillgängliga på dettasätt.
UPPLYSNINGAR
Aktieägare är har rätt att begära upplysningar avseendeärenden på dagordningen i enlighet med 7 kap 32 § aktiebolagslagen. Begäran omsådana upplysningar ska lämnas skriftligen till Bolaget, Urb-it AB (publ),Birger Jarlsgatan 57 A 7 tr, 113 56 Stockholm eller via epost till bolagsstamma@urbit.com senast tisdagen den 6 april 2021. Upplysningarna lämnasgenom att de hålls tillgängliga hos Bolaget på Birger Jarlsgatan 57 A 7 tr, iStockholm och på Bolagets webbplats, https://urbit.com/sv/for-investors/senast söndagen den 11 april 2021. Upplysningarna skickas också inomsamma tid till den aktieägare som har begärt dem och uppgett sin postadress.
ANTAL AKTIER OCH RÖSTER
Dettotala antalet aktier och röster i Bolaget vid tiden för kallelsen är 194 229084.
BEHANDLINGAV PERSONUPPGIFTER
För information om hur dina personuppgifter behandlas,vänligen sehttps://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.
______________
Stockholm i mars 2020
Urb-it AB (publ)
Styrelsen
Unofficial English translation for information purposes only. If there are differences between the English translation and the Swedish original, the Swedish text will take precedence.
NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING OF URB-IT AB (PUBL)
The Annual General Meeting of Urb-it AB (publ)(the “Company”) will be held on Friday 16 April 2021.
Due to the extraordinary situation as a result of Covid-19, the Meeting will be held in a different way than usually. In order to reduce the risk of spreading the new coronavirus andhaving regard to the authorities’ regulations and advice on avoiding public gatherings, the Meeting will be carried out through advance voting (postalvoting) pursuant to temporary legislation. No meeting with the possibility to attend in person or to be represented by a proxy will take place, i.e. the Meeting will be held without physical presence.
QUESTIONS
Since no meeting with theopportunity to attend in person or by proxy will be held, there will be no opportunity to ask questions at the Meeting. Questions can instead be sent in advance by post to the Company at Urb-it AB (publ), Birger Jarlsgatan 57 A 7thfloor, 113 56 Stockholm, or via e-mail to bolagsstamma@urbit.com, no later thanon Tuesday 6 April 2021. The questions will be answered and published no laterthan on Sunday 11 April 2021. The questions and the answers will be available at the Company at Birger Jarlsgatan 57 A 7th floor, in Stockholm,and on the Company’s website, https://urbit.com/sv/for-investors/ on Sunday 11April 2021, and will be sent to the shareholder if the shareholder’s address isknown or has been provided by the shareholder along with the question.
Information on the resolutions passed at the Meeting will be published on Friday 16 April 2021, as soon as theresult of the advance voting has been finally confirmed.
RIGHT TO ATTEND AND NOTIFICATION TO THE COMPANY
Shareholders wishing to attend the Meeting through advance voting must:
(i) Be recorded as a shareholder in the share register kept by Euroclear Sweden AB asof Thursday 8 April 2021,
(ii) Notify by casting its advance note in accordance with the instructions under the heading Advance voting so that the advance voting form is received by the Company no later than Thursday 15 April 2021.
In order to participate in thegeneral meeting, those whose shares are registered in the name of a nomineemust request their bank or broker to have their shares owner-registered with Euroclear Sweden AB as of Monday 12 April 2021 and the bank or broker shouldtherefore be notified in due time before said date. This registration may bemade temporarily. See below for further information on the processing of personal data.
ADVANCE VOTING
The shareholders mayonly exercise their voting rights at the Meeting by voting in advance,so-called postal voting in accordance with section 22 of the Act (2020:198) ontemporary exceptions to facilitate the execution of general meetings incompanies and other associations.
A special form shal lbe used for advance voting. The form is available on the Company’s website, https://urbit.com/sv/for-investors/. The advance voting form is considered as thenotification of participation.
The completed voting form must be received by the Company no later than on Thursday 15 April 2021. Theform shall in due time be submitted via mail to the Company at Urb-it AB(publ), Birger Jarlsgatan 57 A 7th floor, 113 56 Stockholm or viae-mail to bolagsstamma@urbit.com. The shareholder may not provide specialinstructions or conditions in the voting form. If so, the vote (i.e. the advance vote in its entirety) is invalid.
In the advance voting form, shareholders can request that a resolution in one or some of the items onthe proposed agenda below are deferred to a so-called continued generalmeeting, which must not solely be an advance voting meeting. Such continuedgeneral meeting to decide on a particular matter shall take place if theMeeting decides on it or if shareholders of at least one tenth of all shares inthe Company request it.
If the shareholder votes in advance by proxy, a signed and dated power of attorney shall beenclosed to the form. Forms of power-of-attorneyin Swedish and English are available on the Company’s website, https://urbit.com/sv/for-investors/.If the power-of-attorney is issued by a legal entity, a verified copy of the registration certificate or an equivalent authority document for the legal entity must be appended. The power-of-attorneyand the registration certificate may not be older than one year. However, alonger period of validity may be specified on the power-of-attorney (although no longer than five years from the date of issue).
Further instructions and conditions are included in the advance voting form.
For questions about the Meeting or to have the advance voting form or any power-of-attorney sent bypost, please contact the Company on phone number +46 763 10 28 39.
PROPOSED AGENDA
1. Opening ofthe meeting
2. Electionof Chair of the meeting
3. Preparation and approval of voting list
4. Approval of the agenda
5. Electionof one or two persons to approve the minutes
6. Examination of whether the meeting has been duly convened
7. Presentation of the annual report and auditor’s report, and also the group accounts andauditor’s report for the group
8. Resolutionon:
a) adoption of the profit and loss account andbalance sheet, and also the consolidated profit and loss account andconsolidated balance sheet;
b) allocation of the Company’s results in accordance with the adopted balance sheet; and
c) discharge from liability towards the Companyfor the Directors and the CEO
9. Resolutionon number of Directors and number of auditors
10. Resolution on Directors’ fees and auditor’sfees
11. Election of Directors and auditor
12. Resolution on issue authorisation
13. Closure of the meeting
PROPOSALS
Election of Chair of the meeting (item 2)
The Board proposes that attorney at law Victoria Skoglund , or if she is prevented from attending, the person the Board of Directors proposes in herplace, be elected as the Chair of the meeting.
Preparation and approval of voting list (item 3)
The voting list proposed for approval is the voting list that has been established by Euroclear Sweden AB on behalf of the Company, based on the shareregister and received advance votes, and controlled and approved by the person selected to approve the minutes.
Election of one or two persons to approve the minutes (item 5)
Astrid Jonason and Mikael Skaj, or if one or both of them are prevented,the person or persons instead appointed by the Board of Directors, are proposedto be elected to approve the minutes ofthe Meeting together with the Chair. The task of approving the minutes of the Meeting also includes verifying the voting list and that the advance votesreceived are correctly stated in the minutes of the Meeting.
Resolution on allocation of the Company’s results in accordance with theadopted balance sheet (item 8 b)
The general meeting has at its disposal non-restricted equity of SEK 347 467 326, accumulated [loss] of SEK -306 135 380 and net of profit of the financialyear 2020 of SEK -38 972 704. The board proposes that the [accumulated results] of SEK 2 359 242 is carried forward.
Resolution on number of Directors and number of auditors (item 9)
Lage Jonason (with closely related parties) proposes that the Board becomposed of five directors elected at the Meeting, with no alternates, for theperiod until the next Annual General Meeting.
Furthermore, it is proposed that the Company shall have on auditor with no deputy.
Resolution on Directors’ fees and auditor’s fees (item 10)
Lage Jonason (with closely related parties) proposes that each Directorshall receive remuneration of SEK 40,000 for the period until the next Annual General Meeting. However, the Chair of the Board shall not receive any fee.
It is furth proposed that the auditor shall be paid in accordance withapproved invoice.
Election of Directors and auditor (item 11)
Lage Jonason (with closely related parties) proposes re-election of LageJonason, Andrea Rosengren, Fredrik Warstedt, Anna Wikner and Johan Englund. Itis proposed that Lage Jonason is re-elected Chair of the Board.
Furthermore, it is proposed that the registered accounting firm ÖhrlingsPricewaterhouseCoopers AB is re-elected as the company’s auditor. ÖhrlingsPricewaterhouseCoopers AB has notified the company that Niklas Renström will be appointed auditor-in-charge of the company, should the Meeting resolve inaccordance with the proposal.
More information about the proposed directors can be found on the Company’s website www.urb-it.com
Resolution on issue authorisation (item 12)
The Board of Directors proposes that the Meeting authorise the Board ofDirectors to, on one or more occasions until the next Annual General Meeting,issue new shares, with or without disapplying the shareholders’ pre-emption rights, resolve on issues of shares, warrants and/or convertibles, equivalentto no more than ten (10) per cent of the total number of outstanding shares in the Company.
The authorisation is to include the right to issue shares, warrants and/or convertibles with payment by contribution in kind or payment by way of set-off and otherwise be subject to conditions as set out in Chapter 2, Section5, second paragraph 1–3 and 5 of the Swedish Companies Act.
An issue without regard to pre-emption rights for the shareholders withcash payment or payment by way of set-off must take place on market conditions.
The reason for the proposal and the possibility to disapply the shareholders’ pre-emption rights is to grant flexibility in relation to potential acquisitions or raising capital.
The Board of Directors, or a party designated by the Board, has theright to decide on minor changes to the General Meeting’s resolution that maybe necessary in connection with registration of the resolution with the Swedish Companies Registration Office or due to other formal requirements.
MAJORITY REQUIREMENTS
A resolution in accordance with item 12 (issueauthorisation) is valid only if supported byshareholders holding at least two-thirds of both the votes cast and the shares represented at the Meeting.
DOCUMENTS
The complete documents in accordance with the Swedish Company’s Act (2005:551) will be available at the Company on BirgerJarlsgatan 57 A 7th floor, in Stockholm, and on the Company’swebsite https://urbit.com/sv/for-investors/ as from no later than Friday 26 March 2021, and will be sent immediately without charge to any shareholders who so request and has stated their address. All documents, including the share register, will be made available in this way.
INFORMATION AT THE MEETING
Shareholder has the right in accordance withChapter 7 Section 32 the Swedish Company’s Act to request information regardingitems on the agenda. Any requests of such information shall be made in writingto the Company at Urb-it AB (publ), Birger Jarlsgatan 57 7th floor,113 56 Stockholm or via e-mail to bolagsstamma@urbit.com no later than onTuesday 6 April 2021. The information will be provided by being held availableat the Company at Birger Jarlsgatan 57 A 7th floor in Stockholm and on the Company’s website, https://urbit.com/sv/for-investors/no later than on Sunday 11 April 2021. The information will also be sent within that same time to the shareholders who so requested and has stated their address.
SHARES AND VOTES
The total number of shares and votes in the Company at the time of issue of this notice is 194,229,084.
PROCESSING OF PERSONAL DATA
For information on how your personal data is processed, please see
https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Privacy-notice-bolagsstammor-engelska.pdf
____________
Stockholmin March 2021
Urb-itAB (publ)
The Board of Directors
